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公共 見てすぐ分かって使いやすい!

東京都杉並区教育委員会事務局 庶務課 岡本智彦様

  • 2013年8月2日
見てすぐ分かって使いやすい!

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見てすぐ分かって使いやすい!

東京都

杉並区教育委員会事務局

庶務課

岡本智彦 様

インタヒ?ュー

導入経緯

「緊急時に必要な、瞬時に正確な情報伝達はメール配信で!」

?緊急事態の発生時は、いかにして瞬時に正確な情報を保護者へ伝えていけるかが重要です。
東日本大震災の発災時は電話の繋がりも悪く、保護者の皆さまへ学校と子供たちの状況を十分にお伝えすることができなくなってしまった教訓から、その想いはますます強くなりました。

そこで、杉並区ではメールを利用した緊急時の連絡手段を新たに導入しようと検討を開始し、平成24年7月からお子様をお預かりしている区立施設のすべてで、「すぐメール」の導入を行いました。

 

活用方法

「緊急時はもちろん、訓練メール、連絡事項の発信にも活用!」

緊急時の連絡体制に「すぐメール」を活用しています。
緊急時に限られた電話回線で多くの保護者の方に連絡を行うことは不可能ですが、メールは1度の操作で瞬時に正確な情報を伝えることができます。

また、日ごろからメールアドレス変更時の再登録漏れの防止や災害時の受信にも慌てることのないよう、訓練メールの配信を行っています。この訓練メール配信には、職員の負担を軽減しつつ定期的に行えるよう「予約配信機能」を活用したり、休校などの急なお知らせや保護者への連絡事項の発信等を行うなど、利用範囲を積極的に拡大している学校もあります。

 

導入効果

「簡単な操作で、すばやい情報伝達が可能!」

緊急時のメール配信でも操作が簡単でわかりやすく、あらかじめ登録していたテンプレートを選択し送信することができるため、迅速に連絡をすることができます。

また、送信状況の確認や各種集計をリアルタイムで行うことができ、未読の保護者に対するメールの再配信を行うこともできます。

なによりも動作が軽く、1分1秒を争う緊急時に滞りなく迅速な情報伝達が可能であることを高く評価しています。