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緊急時の情報発信に重なる業務と人手不足の課題解決へ

岐阜県 瑞穂市 市民協働安全課 松原様

2019年 6月

岐阜県南西部に位置し、5万人を超える人口の瑞穂市。
これまで「すぐメール」を使い市民の方に向けたメール配信をしてこられた瑞穂市様ですが、今回新たに複数の情報伝達手段(メール・SMS・LINE・電話・FAX)に対する一斉送信機能を利用するため、2019年10月よりすぐメールPlus+を導入されることになりました。
すぐメールPlus+の導入に至った経緯や瑞穂市の防災の今後について市民協働安全課の松原さまに伺いました。

緊急時の情報発信に重なる業務と人手不足の課題

- 岐阜県瑞穂市の特徴と市民協働安全課について教えてください。

瑞穂市の人口は約54,000人。特徴としては、市内に大学もあり若年層の割合が多いこと、また名古屋市への交通アクセスも良くその利便性の高さから働き盛りの世代も増えており、県内でも珍しい人口増加地域となっています。私たち市民協働安全課は現在8名体制で、消防・防災、交通安全、市民協働、自治会、コミュニティセンターなど、市民の皆さんと一緒に街づくりをしていくことを掲げている課です。

- 今回、すぐメールPlus+ を導入したきっかけについて教えてください。

市民協働安全課は様々な業務を抱えていることから、防災対策専属で業務を行うことができる担当者がいません。災害時には人手が不足するなか、市民の皆さんや関係各所への連絡、ホームページの更新作業等を行いますが、特別養護老人ホームやデイサービスのような要配慮者施設への連絡については、必要性を感じていながらも手が回らない状況でした。災害発生時は情報収集・災害対策本部の運営・県等への被害報告など業務が非常に膨大になり場合によっては長期化することから、少しでも業務の効率化を図る方法がないかと考えていたときに、複数の情報伝達手段への一斉送信機能を持つすぐメールPlus+についてご紹介いただいたことがきっかけです。

5つの情報伝達手段をワンオペレーションでこなせるメリット

-すぐメールPlus+の一斉送信機能の利用目的を教えてください。

今回の導入で期待していることは主に2つあります。
1つ目は「メール、SMS、LINE」への配信です。以前からメールによる配信は行っており、配信内容は防災情報や瑞穂市からのイベント情報、熱中症などの注意喚起でした。これらの内容は、メールを補う形でそのままSMSやLINEでも配信していく予定です。伝達手段が増えることで、今まで以上に多くの方へ届けられるようになると考えています。

2つ目は「電話、FAX」への配信です。配信性能の関係で当面は一般の方への利用は対象外となりますが、要配慮者施設などの特定の対象者に対して伝わりやすい電話やFAXといった伝達手段に対し、メールの配信と同じ操作で一斉送信できる点は、業務の効率化につながります。

このように、今までと変わらない作業で複数の伝達手段を使用した情報配信が出来ることに加え、使い方によっては配信先の送り分けまでも出来ることが最大のメリットだと考えています。

-今回の導入にあたり、採用基準となったのはどのような点でしょうか?

一斉送信によるメリットはもちろん採用基準として十分でしたが、1つ大きな決め手となったのはLINEを使用した発信ができるということです。瑞穂市は若者が多い街であり、市内には大学もあるため、若年層に対する情報提供が大きな課題でした。そこで、LINEであれば普及啓発活動次第では多くの方に抵抗なく登録していただけると考えたのです。

現在、瑞穂市のメール配信に登録していただいている方はおよそ8,000人ですが、目標人数は20,000人に設定しています。この数字は瑞穂市の全世帯数に匹敵します。つまり、少なくとも1世帯につき1人は私たちが発信する情報が届けられるということです。一人でも多くの人に情報を届ける為に、こうした施策は必要だと思っています。

あとは、以前より利用していた【すぐメール】の次世代製品ということで、登録者に負担をかけず移行できることや、配信する職員が支障なく操作できるということも重要でした。

将来的には1回の作業で情報発信を

-今後の取り組みについて教えて下さい。

すぐメールPlus+で可能なJアラートとの連携を考えています。自動起動装置と連携した配信ができたらと思っているので、連携方法などについてはこれから相談できればと考えています。また、市の公式ホームページとの連携に関しては、ホームページ側での対応が必要となっているので進めていきたいです。実現すれば緊急時の業務負担もさらに軽くなり、今まで「防災行政無線の放送、すぐメールによる配信、公式ホームページの更新」と3つの業務が発生していましたが、それが1つ減ることになります。将来的に一番望ましいのは1度の作業で適切な情報が一斉に配信出来ることだと思っています。

-すぐメールやVisorに要望がありましたら、教えてください。

全国展開されている実績から、ノウハウを蓄積し様々な事例をご存知かと思います。情報発信のプロとして、先進地の活用事例の紹介であるとか、その他有効なシステムを開発して提案していただきたいです。

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