－ 瑞穂市様では従来の情報配信にどのような課題を感じていましたか。

市民協働安全課は様々な業務を抱えていることから、防災対策専属で業務を行うことができる担当者がいません。災害時には人手が不足するなか、市民の皆さんや関係各所への連絡、ホームページの更新作業等を行いますが、特別養護老人ホームやデイサービスのような要配慮者施設への連絡については、必要性を感じていながらも手が回らない状況でした。災害発生時は情報収集・災害対策本部の運営・県等への被害報告など業務が非常に膨大になり場合によっては長期化することから、少しでも業務の効率化を図る方法がないかと考えていました。

－ 今回の導入に至った理由を教えていただけますでしょうか。

一斉送信によるメリットはもちろん採用基準として十分でしたが、1つ大きな決め手となったのはLINEを使用した発信ができるということです。瑞穂市は若者が多い街であり、市内には大学もあるため、若年層に対する情報提供が大きな課題でした。そこで、LINEであれば普及啓発活動次第では多くの方に抵抗なく登録していただけると考えたのです。あとは、以前より利用していた【すぐメール】の次世代製品ということで、登録者に負担をかけず移行できることや、配信する職員が支障なく操作できるということも重要でした。

－ すぐメールPlus+の一斉送信機能の利用目的を教えてください。

1つ目は「メール、SMS、LINE」への配信です。以前から行っているメールを補う形でSMSやLINEでも防災情報や瑞穂市からのイベント情報、熱中症などの注意喚起などを配信していく予定です。伝達手段が増えることで、今まで以上に多くの方へ届けられるようになると考えています。2つ目は「電話、FAX」への配信です。要配慮者施設などの特定の対象者に対して伝わりやすい電話やFAXといった伝達手段に対し、メールの配信と同じ操作で一斉送信できる点は、業務の効率化につながります。このように、今までと変わらない作業で複数の伝達手段を使用した情報配信が出来ることに加え、使い方によっては配信先の送り分けまでも出来ることが最大のメリットだと考えています。

－ 今後の取り組みについて教えて下さい。

現在、瑞穂市のメール配信に登録していただいている方はおよそ8,000人ですが、目標人数は20,000人に設定しています。この数字は瑞穂市の全世帯数に匹敵します。つまり、少なくとも１世帯につき１人は私たちが発信する情報が届けられるということです。一人でも多くの人に情報を届ける為に、こうした施策は必要だと思っています。