－ すぐメールPlus+を導入された経緯を教えていただけますでしょうか。

以前は、防災部門が運用する住民向けの登録制メールと同じシステムを、職員・消防団・保育園も使っていました。また、小・中学校は各校で別のメールシステムを使っていて、長寿政策課は一斉架電システムを使っているなど、各部署が様々な配信システムを導入していました。
そんな中、防災部門等から新規アプリの導入の要望がありましたが、初期費用やランニングコスト、登録者が増えるかの懸念から新規アプリではなく、利用者が多いLINEに統一できないかを検討しました。しかし、他部署と調整を進めていくと消防団は高齢者が多くガラケー利用者もいるため、メール廃止に対して懸念の声が出ました。
LINEへ一本化が難しくなり、メールとの併用をどのように進めていこうかと検討していたところ、バイザーから「すぐメールPlus＋」の提案をいただいたんです。

すぐメールPlus+であれば、メールとLINEに一斉配信が可能なだけでなく、防災無線で打ち込んだ内容を受け取って合成音声で流すこともできるので、長寿政策課が導入していた一斉架電システムも切り替えられることが分かりました。
また、教育現場向けの連絡システム「すぐーる」には今のメールシステムにはない欠席連絡などの機能もあって、保育園から小・中学校まで同じシステムを導入することで保護者も便利になる点もメリットと感じました。
さらに、職員と消防団の連絡用には「すぐ参集」もあったので、各課の担当者と協議して全庁的な情報発信の仕組みをバイザーで一元化することに決めました。

－ 「すぐメールPlus+」を導入後、どのように活用されているか教えていただけますでしょうか

部署ごとにアカウントを作成し、カテゴリも複数作成できるのが以前のシステムとの違いです。以前は、取得したい情報毎にメールアドレスを登録する必要があったのですが、すぐメールPlus+では1つのアドレスを登録すれば、あとはカテゴリ選択するだけなので便利になりました。以前は配信を行っていなかった子育てや健康保健の部署も配信を始めており、全庁的に活用をすすめています。
特に効果を感じているのは、長寿政策課です。
導入前は、長寿政策課独自で持っている一斉架電サービスを使用しておりました。こちらは、防災本部から共有される情報を元に、肉声を吹き込み架電を行う仕組みでした。そのため、毎回操作卓に行かないと吹き込むことはできず、また一般の方にも理解して頂けるように分かりやすい言い方に原稿を直してから吹き込む必要がありました。

導入後はテキストで打ち込んだ文章をそのまま自動音声で配信できるので、作業負担が軽減されました。
また職員のＰＣから配信が行えるので、移動する手間も無くなり効率化を感じています。

－ 「すぐーる」を導入後、どのように活用されているか教えていただけますでしょうか

教育委員会からの配信ができるようになったことと、各学校からの配信もよりタイムリーにできるようになったことに効果を感じています。
これまで教育委員会からの連絡は各学校を経由して保護者に伝えて頂くしか方法が無かったのですが、すぐーる導入後は台風やコロナでの休校連絡や各種イベント告知は教育委員会から直接配信しています。これにより学校現場の負担軽減にもつながっています。
また、各学校も修学旅行の当日の状況を配信する等より細かく配信ができるようになりました。配信頻度は増えてもプリントの作成時間や印刷費は減っているのでより業務が効率化されていると感じます。

－ 「すぐ参集」を導入後、どのように活用されているか教えていただけますでしょうか

以前のシステムではメールに気付かないこともあったのですが、すぐ参集は複数メディアへ繰り返し配信が可能なので職員が気付きやすくなりました。本部長にはLINE・電話・メールを登録してもらう運用をしています。
また、以前は職員が登庁しないと参集メールが送れなかったのですが、すぐ参集は気象情報をトリガーに自動配信できるため、災害時の第一報が早く出せるようになりました。

－今後の「すぐメールPlus+」の活用方法として検討されている点はありますでしょうか？

先ほどお話しした以外で、住民の方へ登録をお願いする方法としては、HPを活用したり、地域協議会主催の防災訓練で登録を呼びかけるプリントを配布したり、防犯ガイドブックでの呼びかけなどを行っておりますが、登録者を増やし続けることに限界を感じています。
今後1人でも多くの方に登録いただくためにも、他部署とも協力をし、市のイベント情報や子育て情報など住民の皆様が日常的に目にする情報の配信をできるようにしていきたいと考えております。この取り組みを通じて、登録者が増えることで有事の際いち早く、一人でも多くの住民に情報を届けることができればと考えております。